Gesundheitsdaten in Personalakten

Bei der Aufbewahrung sensibler Gesundheitsdaten in einer Personalakte ist der Arbeitgeber verpflichtet, sicherzustellen, dass unbefugte Dritte nicht zufällig Kenntnis von diesen Gesundheitsdaten erhalten können. Hierbei ist der Kreis der Informationsberechtigten einzuschränken.

Der Fall

Ein Mitarbeiter eines Unternehmens, in dem strengstes Alkoholverbot bestand, beabsichtigte, sich freiwillig einer Alkoholentziehungskur zu unterziehen, teilte jedoch dem Arbeitgeber zunächst nicht die tatsächliche Ursache der Kurmaßnahme mit. Nachdem die ursprünglich vorgesehene Dauer der Kurmaßnahme nicht ausreichte, sondern eine Verlängerung erforderlich wurde, teilte er dem Arbeitgeber vertraulich mit, dass er sich freiwillig einer Alkoholentziehungskur unterzöge und damit sicherstellen wolle, auch künftig gegen seiner Dienstpflicht zur absoluten Alkoholenthaltung gerecht werden zu können. Er bat seinen unmittelbaren Vorgesetzten, den er in den Hintergrund der Kurmaßnahme eingeweiht hatte, um vertrauliche Behandlung dieser Information, die sich im Detail aus der Krankschreibung des Arztes nicht ergab.

Der direkte Vorgesetzte des Arbeitnehmers informierte die Personalabteilung über die Hintergründe der Kurmaßnahme, welche die Information in einem Vermerk zu Personalakte nahm, ohne diese Information gegen Zugriffe gesondert zu schützen.

Die Entscheidung

  1. Ein Arbeitnehmer, über den sensible Gesundheitsdaten in einer Personalakte aufbewahrt werden, hat Anspruch darauf, dass hierbei seine geschützten Interessen angemessen berücksichtigt werden. Gesundheitsdaten sind durch den Arbeitgeber daher in besonderer Weise aufzubewahren und vor fremden Zugriff zu schützen. Grundlage ist der Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers aus Artikel 1, 2 GG, § 75 Abs. 2 BetrVG. Des Weiteren ist der Kreis der Informationsberechtigten einzuschränken und sicherzustellen, dass die Informationsberechtigen nicht zufällig Kenntnis von den Gesundheitsdaten in der Personalakte nehmen können. Hierzu kann es erforderlich sein, dass Gesundheitsdaten in einem verschlossenen Umschlag in den Personalakten aufbewahrt werden, der nur auf Anweisung des Arbeitgebers geöffnet werden darf.
  2. Verstößt der Arbeitgeber gegen diese Grundsätze, hat der Arbeitnehmer nach § 14, 862, 1004 BGB einen Unterlassungsanspruch sowie ggf. einen Schmerzensgeldanspruch gegen den Arbeitgeber aus § 823 BGB, Artikel 1, 2 GG.

Konsequenzen

  • Bei der Führung von Personalakten ist immer zwischen den berechtigten Interessen des Arbeitgebers auf Vollständigkeit der Personalakte und den berechtigten Interessen des Arbeitnehmers auf Schutz seiner individuellen persönlichen Daten abzuwägen. Ist zu befürchten, dass solche Mitarbeiter, welche tatsächlichen Zugriff auf Personalakten nehmen können, Information über schutzwürdige Daten eines anderen Mitarbeiters erhalten, ohne diese zur Ausführung ihrer konkreten Tätigkeit zu benötigen, muss der Arbeitgeber durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass die schutzwürdigen Interessen des Arbeitnehmers gewahrt werden. Hierzu kann z.B. die Anlage abgetrennter Aktenbereiche zählen, zu denen nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber Zugriff genommen werden darf, aber auch einfache Maßnahmen wie die Aufnahme solcher Informationen in verschlossene Umschläge, welche nur auf Anweisung des Arbeitgebers geöffnet werden können, mögen im Einzelfall ausreichen.
  • Diese Grundsätze gelten in gleicher Weise für elektronische Personalakten. Hier reicht es nicht aus, dass der Arbeitgeber z.B. Zugang zum Personalverwaltungssystem nur Mitarbeitern der Personalabteilung einräumt und nur diese über gesonderte Zugangsmöglichkeiten und Passworte auf die Daten Zugriff nehmen können, auch hier ist für besonders schutzwürdige Daten sicherzustellen, dass nicht jeder Mitarbeiter der Personalabteilung auf solche Daten Zugriff nehmen kann. Hierzu können z.B. passwortgeschützte Bereiche erforderlich sein, in denen besonders schutzwürdige Daten abgelegt werden und deren Zugang nur unter Verwendung besonderer Passworte für bestimmte Mitarbeiter der Personalabteilung möglich ist.

Das gesamte Urteil

Das vollständige Urteil finden Sie hier, mit freundlicher Genehmigung von juris.